Tổ chức sự kiện là quá trình không hề đơn giản. Bởi, bên cạnh những khâu chuẩn bị về nội dung, hình thức, nhân sự điều phối,… ban tổ chức phải đưa ra quy trình tổ chức sự kiện thực sự hiệu quả. Dưới đây là cách xây dựng quy trình tổ chức cho event mà bạn có thể tham khảo. Hãy cùng Ladalat điểm qua để có thêm kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công nhất nhé.
Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn bài bản bao gồm những gì?
Tiến hành hoạt động nghiên cứu
Hoạt động nghiên cứu được xem là bước quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện.
Trong công đoạn này, ban tổ chức cần nghiên cứu, thảo luận kĩ lưỡng. Hướng đến việc đưa ra chủ đề event thực sự phù hợp với mục tiêu, đối tượng tham gia, ngân sách,…
Xây dựng chủ đề chính
Bước tiếp theo trong kế hoạch tổ chức sự kiện đó là xây dựng chủ đề chính.
Từ kết quả của việc nghiên cứu, cân nhắc kỹ lưỡng, ban tổ chức cần thống nhất chủ đề. Việc tổ chức event sẽ xoay quanh, xuyên suốt chủ đề này.
Thiết kế sự kiện
Trong khâu thiết kế sự kiện, ban tổ chức cũng cần nghiên cứu thông tin chi tiết.
Cụ thể, cần tập trung vào những thông tin nhất định như:
- Địa điểm tổ chức.
- Thời gian.
- Chủ đề.
- Kịch bản chi tiết.
- Những hoạt động theo trình tự.
Lập kế hoạch tổ chức
Để triển khai tổ chức sự kiện 1 cách hiệu quả, nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất, ban tổ chức nên lên bản kế hoạch.
Những nội dung cần có bao gồm nhân lực phục vụ, phương tiện vận chuyển, thiết bị, dụng cụ phục vụ trong tổ chức event,…
Tất cả những khoản mục trên phải tương ứng, đảm bảo hợp lý với ngân sách của đơn vị.
Xem thêm >>
TOP 4 nguyên tắc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện
Thực hiện kế hoạch
Sau khi kế hoạch tổ chức sự kiện được phê duyệt, nhân sự tham gia sự kiện tiến hành thực hiện theo như nhiệm vụ phân công.
Ngoài thuê sân khấu, chuẩn bị hội trường, các đơn vị tổ chức còn phải thuê MC. Cùng với đó là mời các ca sỹ, PG, nhóm múa hoặc triển khai các chiến lược truyền thông mạnh mẽ.
Tiến hành thực hiện chương trình
Ở bước này, các hoạt động được diễn ra theo như kế hoạch, khung chương trình đã định.
Các bộ phận cần duy trì sự phối hợp nhịp nhàng hỗ trợ cho nhau nếu có vấn đề phát sinh.
Xem thêm >>
Những kỹ năng tổ chức sự kiện cần quan tâm – Bạn có biết?
Tổng hợp các bước tổ chức sự kiện cơ bản có thể bạn chưa biết
Kết thúc chương trình
Sự kiện khép lại ở bước kết thúc với sự nhìn nhận, đánh giá lại toàn bộ.
Đơn vị cần chỉ ra được những ưu điểm, nhược điểm của quy trình. Từ đó rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện tiếp theo.
Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện chuẩn từ Ladalat mà bạn có thể tham khảo. Hướng đến việc lên ý tưởng, sắp xếp và xây dựng khung chương trình phù hợp. Tất nhiên, ngoài quy trình kể trên, ban tổ chức cũng nên lên phương án back up cho những sự cố phát sinh nhé.
– Vân Thái –