Kế hoạch tổ chức sự kiện được xem là yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công của chính sự kiện đó. Dựa vào kế hoạch, các bộ phận có phương hướng chuẩn bị, triển khai và tổ chức event hoàn thiện nhất. Vậy nguyên tắc xây dựng kế hoạch là như thế nào?
4 nguyên tắc vàng cần nhớ khi xây dựng kế hoạch tổ chức 1 sự kiện
Trong quá trình lên kế hoạch cho sự kiện, không thể bỏ qua 4 nguyên tắc vàng quan trọng dưới đây, cụ thể:
Xác định lý do tại sao tổ chức sự kiện
Trước tiên, hãy trả lời câu hỏi tại sao sự kiện được tổ chức.
Những mục đích, mong muốn hay kỳ vọng liên quan đến kế hoạch đều là cơ sở. Từ đó, phát triển kế hoạch phù hợp nhất.
Lý do tổ chức sự kiện cần dựa vào nhu cầu của đơn vị tổ chức lẫn đối tượng tham gia. Đây là yếu tố quan trọng quyết định tới sự thành công của sự kiện. Đồng thời, tạo thu hút cho người tham gia.
Lên kế hoạch địa điểm tổ chức
Trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện, không thể thiếu địa điểm dự kiến tổ chức sự kiện. Đơn vị lựa chọn địa điểm dựa trên số lượng người tham gia. Cùng với đó là tính chất, nội dung sự kiện.
Chẳng hạn, những sự kiện tiệc cưới thường được tổ chức tại nhà hàng sang trọng. Đồng thời, có không gian rộng lớn để tiếp đãi khách tham dự.
Không nhất thiết phải chọn nơi tổ chức sự kiện là những nơi sang trọng, đẳng cấp. Trên thực tế, vẫn có những địa điểm phù hợp với chi phí thuê mặt bằng không quá đắt đỏ.
Điểm nhấn của sự kiện
Bí quyết trong cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện đó là tạo điểm nhấn sự kiện. Điểm nhấn có thể tới từ hoạt động trong khung chương trình. Hoặc, cũng có thể đến từ thành phần khách mời hay cơ cấu giải thưởng.
Đặc biệt, trong bản kế hoạch, cần xác định hoạt động nào là chủ yếu, góp phần thu hút và để lại dấu ấn cho người tham gia.
Tạo tiếng vang cho sự kiện
Trong kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện, chúng ta cũng phải hướng đến những chiến dịch truyền thông. Tạo sự lan toả và mang đến tiếng vang cho chương trình. Có nhiều cách khác nhau mà bạn có thể áp dụng. Chẳng hạn như chia sẻ trên mạng xã hội, thực hiện viral clip, phát tờ rơi,…
Đơn vị tổ chức cần có kế hoạch và những hoạt động truyền thông, thời gian thực hiện và ngân sách tương ứng.
Xem thêm >>
Những kỹ năng tổ chức sự kiện cần quan tâm – Bạn có biết?
Tổng hợp các bước tổ chức sự kiện cơ bản có thể bạn chưa biết
Những gợi ý về kế hoạch tổ chức sự kiện trên đây từ Ladalat hi vọng đã giúp bạn có thêm hiểu biết, kinh nghiệm trong quá trình xây dựng kế hoạch sự kiện. Tuỳ theo nội dung, tính chất của sự kiện mà chúng ta cũng nên linh hoạt điều chỉnh, tạo nên sự kiện chất lượng, thành công nhất.
– Vân Thái –