Tổ chức sự kiện là công việc không hề đơn giản. Ngoài ý tưởng, bản kế hoạch, chúng ta cần phải chuẩn bị và triển khai theo các bước cụ thể. Dưới đây là tổng hợp các bước tổ chức sự kiện cơ bản từ Ladalat mà bạn nên tham khảo và áp dụng.
Những bước tổ chức sự kiện cơ bản
Tuỳ theo mỗi cá nhân, tổ chức, sẽ có quy trình tổ chức sự kiện nhất định. Tuy nhiên, nhìn chung, nên tuân thủ 8 bước tổ chức event cơ bản nhất dưới đây.
Tiến hành hoạt động nghiên cứu
Đây được xem là bước quan trọng nhất trong quá trình tổ chức sự kiện. Đơn vị tổ chức cần nghiên cứu những nhu cầu, đặc điểm khách mời tham dự dựa trên mục tiêu đề ra.
Bạn cũng nên tham khảo những sự kiện đã từng tổ chức hoặc các sự kiện do đối thủ thực hiện. Đây là mấu chốt để khắc phục nhược điểm và tổ chức event hoàn hảo hơn.
Xây dựng chủ đề chính
Mỗi sự kiện đều được tổ chức dựa trên chủ đề nhất định. Do đó, sau khi nghiên cứu kỹ lưỡng, hãy xây dựng chủ đề xuyên suốt phù hợp với mục tiêu, đối tượng tham gia.
Những chủ đề càng sáng tạo thì càng làm nổi bật sự khác biệt, thu hút truyền thông.
Thiết kế sự kiện
Sau khi đã xây dựng được chủ đề chính, tiếp tục với công đoạn thiết kế sự kiện. Có nghĩa là đơn vị tổ chức cần lên nội dung, ý tưởng về hình thức, địa điểm tổ chức. Cần xác định rõ điểm nhấn và giá trị mang lại của event là gì.
Xem thêm >>
Kinh nghiệm chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại Đà Lạt
Gợi ý địa điểm tổ chức sự kiện Đà Lạt uy tín, chuyên nghiệp
Địa điểm tổ chức sự kiện cho sinh viên đáng cân nhắc?
Lập kế hoạch tổ chức
Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, cần phân chia rõ từng công đoạn, thời gian thực hiện, người đảm nhận. Từ đó, lên phương án xin tài trợ và những khách mời nếu có.
Thực hiện kế hoạch
Khi bản kế hoạch đã được phê duyệt bởi cấp trên, bộ phận tổ chức sự kiện bắt tay vào thực hiện. Nên tiến hành theo trình tự, giám sát tiến độ và linh hoạt thay đổi nếu có vấn đề phát sinh.
Dàn dựng sự kiện
Đây là công đoạn chuẩn bị sân khấu, hội trường, trang bị những vật dụng, thiết bị cần thiết. Tuỳ theo loại hình sự kiện mà hình thức dàn dựng có sự khác biệt.
Thực hiện chương trình
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, chương trình được thực hiện theo như ngày giờ, địa điểm ấn định. Khi thực hiện, cần tuân thủ khung thời gian và xử lý những vấn đề phát sinh.
Kết thúc sự kiện
Khi kết thúc sự kiện, thu dọn tài sản và sân khấu, hội trường. Tổng hợp về kết quả đạt được sau sự kiện cùng những hạn chế. Đặc biệt, đừng quên triển khai những chiến lược truyền thông sau đó để đạt hiệu quả cao hơn.
Các bước tổ chức sự kiện mà Ladalat liệt kê trên đây hi vọng đã giúp bạn có thêm hiểu biết, kinh nghiệm để lên kế hoạch, tổ chức sự kiện thành công. Cần lưu ý, tuỳ theo từng loại hình sự kiện, quy mô, yêu cầu mà nên có sự thay đổi linh hoạt nhé.