Tổ chức sự kiện là công việc không hề đơn giản. Trong đó, quản lý chi phí là vấn đề được quan tâm hơn cả. Nếu như bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong vấn đề cân đối chi phí tổ chức sự kiện, những kinh nghiệm dưới đây sẽ hữu ích cho bạn. Hãy cùng Ladalat điểm qua nhé.
Những chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện
Trước khi quản lý chi phí, chúng ta cần phải xác định những chi phí nào cần thiết cho việc tổ chức sự kiện. Những danh mục dưới đây được xem là chi phí cơ bản nhất. Cụ thể bao gồm:
Các chi phí vật dụng trang trí sự kiện
Những vật dụng trang trí sự kiện là 1 phần không thể thiếu, quyết định tới tính thẩm mỹ cũng như sự trang trọng, lịch thiệp. Tuỳ vào loại hình và kế hoạch tổ chức sự kiện mà chúng ta nên chọn những vật dụng tương ứng.
Xem thêm >>
Những tiện ích của dịch vụ tổ chức sự kiện
Kinh nghiệm chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại Đà Lạt
Chi phí sân khấu, hội trường, âm thanh – ánh sáng
Nếu như đã từng tham khảo những ví dụ về tổ chức sự kiện bạn sẽ thấy chi phí thuê sân khấu, hội trường, âm thanh – ánh sáng chiếm không nhỏ trong tổng chi phí. Sân khấu và hội trường càng lớn, đẹp, âm thanh – ánh sáng càng chất lượng thì số tiền bỏ ra càng lớn.
Chi phí bữa tiệc
Trong quy trình tổ chức sự kiện thường có hoạt động ăn uống kèm theo. Một số tiệc chỉ bày đồ ăn nhẹ tráng miệng. 1 số khác lại chuẩn bị đầy đủ. Từ khai vị, món chính cho tới tráng miệng. Vì thế mà chi phí cho khoản mục này có sự dao động khá lớn.
Chi phí nhân sự
Một cá nhân không thể tổ chức sự kiện thành công nếu không có sự giúp đỡ, hỗ trợ của nhân sự. Chúng ta có thể nhờ tới sự hỗ trợ của đội ngũ nhân viên nhà hàng, khách sạn. Hoặc nhân sự của chính công ty. Chi phí cho khoảng nhân sự này sẽ tùy thuộc vào quy mô mà sự kiện hướng đến.
Chi phí quản lý tổ chức sự kiện
Ngoài những khoản chi phí kể trên, chúng ta còn phải dành ra ngân sách. Hướng đến khắc phục các sự cố. Hay, các vấn đề phát sinh ngoài dự kiến. Như vậy, người tổ chức sự kiện mới chủ động xử lý. Tránh những sai sót ảnh hưởng tới sự kiện.
Cách quản lý chi phí hiệu quả khi tổ chức sự kiện
Như vậy, để tổ chức sự kiện, chúng ta cần phải cân nhắc rất nhiều hạng mục chi phí khác nhau. Vậy làm thế nào để quản lý chi phí hiệu quả?
Trước tiên, nên ước tính các khoản chi phí cụ thể. Mức ước tính dựa theo tỉ lệ trong tổng thể. Chẳng hạn, chi phí vật dụng trang trí sự kiện chiếm từ 10 – 20%. Chi phí sân khấu, ánh sáng và âm thanh chiếm 30 – 60%,…
Tuỳ theo từng loại hình sự kiện mà quản lý chi phí tổ chức sự kiện không giống nhau. Chẳng hạn, tiệc cưới thường dành nhiều ngân sách cho bữa tiệc ăn uống. Còn những sự kiện sinh viên, hội nghị lại tập trung vào ánh sáng. Hay, phần âm thanh và sân khấu hơn.
Nói đến kỹ năng điều phối nguồn tiền là đề cập tới sự linh hoạt trong trường hợp phát sinh chi phí. Do đó, đừng quên trích ra 1 khoản nhỏ trong tổng chi phí để xử lý kịp thời nhé.
Quản lý chi phí là hạng mục quan trọng khi tổ chức sự kiện. Vì thế, chúng ta cần căn cứ vào khả năng tài chính và yêu cầu của sự kiện để lên kế hoạch phù hợp. Hi vọng những kinh nghiệm được Ladalat chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn dễ dàng, thuận tiện hơn khi tổ chức các loại hình sự kiện nhất định.